Polityka prywatności

Sekcja I. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności ma charakter informacyjny, co jest równoznaczne z faktem, że nie stanowi ona źródła powszechnie obowiązującego prawa, ani obowiązków dla czytelników Fundacja Warsaw Institute.
2. Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których Fundacja jest Administratorem Danych Osobowych i przetwarza dane osobowe, pozyskane zarówno bezpośrednio od osoby, której dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe zostały pozyskane przez Administratora Danych Osobowych z innych źródeł.
3. Administratorem Danych Osobowych zbieranych za pośrednictwem Fundacja Warsaw Institute z siedzibą w Warszawie przy ul. Wilczej 9, 00-538 Warszawa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000709206, posiadającą NIP: 5252608011 oraz REGON: 147480813, (zwana dalej „Administratorem”).
4. Forma kontaktu z Administratorem to: [email protected] lub adres siedziby Fundacji.
5. Dane osobowe osób, które założą konto na stronie internetowej (zapiszą się do newslettera) Administratora są przetwarzane zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
6. Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
7. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie. W ograniczonym zakresie Administrator może zbierać dane automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na stronie internetowej Fundacja Warsaw Institute oraz w serwisach społecznościowych powiązanych z nią.
8. Administrator dokłada należytej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, w szczególności zapewniając, że dane te są zbierane zgodnie z prawem.

Wszelkie słowa pisane z wielkiej litery w treści niniejszej Polityki prywatności należy rozumieć zgodnie z ich definicjami zawartymi w Regulaminie Fundacji Warsaw Institute.

Sekcja II. Cel przetwarzania danych osobowych i czas ich przetwarzania

1. Administrator przetwarza dane osobowe osób, które założyły konto na stronie internetowej Administratora w celach odpowiadających zakresowi zgód odebranych od tych osób za pomocą formularzy dostępnych na stronach internetowych Fundacji Warsaw Institute. W szczególności Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe w celach:
   • zawarcia i wykonania Umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną do czasu upływu terminów dochodzenia roszczeń,
   • rozpatrywania skarg i reklamacji przez rok po upływie terminu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
   • dochodzenia roszczeń związanych z zawartą Umową, gdy cel jest prawnie uzasadniony w tym do czasu zakończenia postępowania egzekucyjnego,
   • archiwizowania dokumentów rozliczeniowych do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych,
   • prowadzenia działań marketingowych dla produktów lub usług oferowanych w ramach działalności Fundacji Warsaw Institute, gdzie prawnie uzasadnionym celem uzasadniony interes Administratora, do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania uprzednio udzielonej zgody,
   • obsługi zgłoszeń powstałych w oparciu o wypełnienie danymi Formularza rejestracji, lub innych wniosków, w tym dla zapewnienia rozliczalności prowadzonych działań, gdzie celem jest możliwość udzielania odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane do Fundacji, przez okres trzech lat,
   • statystycznych, gdzie prawnie uzasadnionym celem jest posiadanie informacji o statystykach prowadzonej działalności co pozwoli na jej usprawnienie, do czasu trwania innej podstawy prawnej udzielonej zgody na przetwarzanie, a w razie gdy taka odpadnie, dane ulegają anonimizacji.
2. Administrator może przetwarzać dane zawarte w plikach cookies podczas korzystania przez odwiedzających Fundację Warsaw Institute w celu:
   • identyfikacji osób fizycznych jako zalogowanych na stronie Fundacji Warsaw Institute i przekazywania, że są zalogowane,
   • zapamiętywania danych z wypełnianych Formularzy rejestracji lub danych logowania do Konta założonego na stronie Fundacji Warsaw Institute
   • prowadzenia anonimowych statystyk prezentujących sposób korzystania ze strony Fundacji Warsaw Institute.
3. Administrator może przetwarzać dane osobowe osób, które dokonały zapisu na newsletter w celu obsługi tego newslettera do czasu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą.
4. Administrator może również przetwarzać dane zanonimizowane o charakterze eksploatacyjnym, ściśle związane z korzystaniem ze strony Fundacji Warsaw Institute, takie jak adres IP, czy domena, w celu generowania statystyk pomocnych w administrowaniu Fundacji Warsaw Institute. Dane te mają charakter zbiorczy i anonimowy, nie są ujawniane osobom trzecim.
5. Administrator może przekazywać dane następującym podmiotom:
   • prowadzącym działalność pocztową bądź przewozową,
   • umożliwiającym dokonywanie zdalnych operacji płatniczych,
   • bankom do prowadzenia rozliczeń,
   • organom państwowym lub podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
   • podmiotom zewnętrznym wspierającym działalność prowadzoną przez Fundację, działającym na zlecenie Fundacji będącej Administratorem, m.in. w zakresie usług księgowych i prawnych.
6. Dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia umowy oraz upływu terminu przedawnienia roszczeń. Dane zawarte w dokumentach księgowych będą przechowywane przez okres 5 lat po zakończeniu trwania umowy. Pozostałe dane osobowe będą przechowywane przez okres 1 roku.

Sekcja III. Zakres przetwarzanych danych, prawa osób, których dane dotyczą

1. Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe osób, które założą konto na stronie internetowej Administratora korzystających ze strony Fundacji Warsaw Institute:
   • imię i nazwisko,
   • adres poczty elektronicznej,
   • numer telefonu kontaktowego,
   • adres IP,
   • adres dostawy (z podaniem ulicy, numeru budynku i numeru lokalu, kodu pocztowego, miejscowości i kraju),
   • adres zamieszkania lub prowadzenia działalności/siedziby,
   • firma, numer NIP (w przypadku Kupujących będących przedsiębiorcami).
   • Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe osób, które dokonały zapisu na newsletter:
     • adres e-mail,
2. Podanie danych osobowych przez osoby fizyczne, zarówno Czytelników, jak i osoby działające w imieniu i na rzecz Czytelników jest niezbędne do zawarcia Umów, rozliczania prowadzonej działalności, udzielenia odpowiedzi przez Fundację na kierowane zapytania, bądź wnioski, rozpatrzenia skarg i reklamacji, obsługi newslettera. Podanie danych w zakresie szerszym niż określone powyżej jest całkowicie dobrowolne.
3. Każda osoba fizyczna udostępniająca dane osobowe Administratorowi dokonuje tego dobrowolnie i ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, kontroli ich przetwarzania oraz prawo do następujących działań w odniesieniu do swoich danych osobowych:
   • poprawiania,
   • sprostowania,
   • uzupełniania,
   • uaktualniania,
   • czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania,
   • usunięcia,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • przenoszenia,
   • wniesienia sprzeciwu,
   • cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie,
   • wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w szczególności, gdy dane te są niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe, bądź zostały zebrane z naruszeniem przepisów prawa albo gdy są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
4. Osoby uprawnione mogą realizować prawa, o których mowa powyżej w odniesieniu do swoich danych osobowych w szczególności poprzez kontakt z Administratorem na adres mailowy: [email protected] lub pisemnie na adres: Fundacja Warsaw Institute z siedzibą w Warszawie przy ul. Wilczej 9, 00-538 Warszawa.
5. Osoba, która udzieliła Fundacji zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego produktów lub usług dostępnych w związku z prowadzeniem Fundacji Warsaw Institute, a także w celu otrzymywania newslettera może ją odwołać w każdym czasie.
   Osoba, która udzieliła takiej zgody, uprawniona jest również do:
   • wniesienia pisemnego umotywowanego żądania zaprzestania przetwarzania jej danych z uwagi na jej szczególną sytuację,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych.

Sekcja IV. Postanowienia końcowe

1. Na stronie internetowej Fundacji Warsaw Institute znajdują się odnośniki do zewnętrznych stron internetowych lub wtyczki. Dane osobowe przetwarzane (m.in. przekazywane) za pośrednictwem tych stron internetowych są administrowane przez podmioty trzecie i Administrator może nie być ich administratorem w odniesieniu do niektórych danych bądź w ogóle nie być ich administratorem. Przetwarzanie danych osobowych określają przepisy prawa, któremu podlegają administratorzy tych serwisów oraz ich regulacje wewnętrzne (np. polityki prywatności). Przy czym nie oznacza to, że część danych nie zostanie przekazana Administratorowi np. na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych albo nie zostanie Administratorowi przekazana do administrowania. W takich sytuacjach Administrator zrealizuje ciążące na nim obowiązki informacyjne.
2. Administrator w procesie zbierania i przetwarzania danych osobowych stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające taką ochronę danych osobowych, która jest adekwatna do kategorii danych objętych ochroną, a także do potencjalnych zagrożeń. W szczególności Administrator zabezpiecza dane osobowe, które zostały mu powierzone przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym oraz przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
3. Administrator umożliwia kontakt w przedmiocie niniejszej Polityki prywatności, sposobu przetwarzania powierzonych danych, bądź jakichkolwiek pytań z tym związanych w następujących formach:
   • kontakt bezpośredni w siedzibie Fundacji Warsaw Institute, ul. Wilcza 9, 00-538 Warszawa.
   • kontakt listowy na adres wskazany w pkt a,
   • kontakt mailowy pod adresem: [email protected]
4. Administrator zobowiązuje się do regularnego przeglądu i w razie potrzeby do aktualizacji treści niniejszej Polityki prywatności, w szczególności z uwagi na nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór i kontrolę procesów gromadzenia i przetwarzania danych osobowych, kodeksy dobrych praktyk, jeśli Administrator będzie nimi związany, czy też zmiany technologii przetwarzania danych osobowych przez Administratora.